Als onderneming met personeel in dienst ontkom je er niet aan: allerlei soorten declaraties van je medewerkers die je op de juiste manier dient te verwerken in je salarisadministratie. Je medewerkers maken namelijk vaker extra kosten dan je denkt. Om ontevredenheid onder je personeel te voorkomen, wil je dit zo snel en makkelijk mogelijk kunnen terugbetalen.
De meest voorkomende declaraties
- Reiskosten: maandelijks ontvangen je medewerkers waarschijnlijk al een reiskostenvergoeding voor het woon-werk verkeer. Onder extra reiskosten die vaak declareert worden gaat het over bus- of treinkaartjes, parkeerkosten of extra gereden kilometers als zij naar een externe vergadering, bijeenkomst of werkplek moeten.
- Studie of cursussen: de wereld verandert snel en je wilt natuurlijk niet dat je medewerkers achter gaan lopen op de waarheid. Daarom is het verstandig om te investeren in studies, cursussen of workshops. Mits ze relevant en helpend zijn natuurlijk. De kosten voor een cursus, congres of opleiding worden vaak (deels) terugbetaald door de werkgever.
- Consumpties of maaltijden: op externe plekken maken je medewerkers vaak gebruik van een zakelijke lunch of diner of een kopje koffie onderweg.
- Overuren: vaak bestaan er tijd-voor-tijd afspraken rondom overuren. Als dit niet het geval is, kiezen werkgevers er soms voor om de extra uren uit te betalen.
Maar er zijn natuurlijk nog veel meer declaraties te bedenken dan bovenstaande. Denk aan zakenreizen waar vliegtickets of hotelovernachtingen voor betaald moeten worden, telefoonkosten, internetkosten, kantoorartikelen of thuiswerkvergoedingen.
Maak het jezelf makkelijk met overzichtelijke salaris software
Al met al dus behoorlijk van verschillende declaraties, die op verschillende manieren behandelt moeten worden. Dienen jouw medewerkers hun declaraties nog op papier of via de mail in? Dan kost je dit een hoop kostbare tijd om te verwerken en te bewaren. Bovendien is het niet overzichtelijk snel terug te vinden als de situatie daar om vraagt. Daarom is het slim om te onderzoeken of een salaris software programma iets voor jouw organisatie is. Dit kun je zo uitgebreid mogelijk maken als je wilt: tot het volledig geautomatiseerd indienen en uitbetalen van declaraties. Dat leidt tot begrip en tevredenheid onder je personeel en motiveert hen om nog meer uit hun dagelijkse werk te halen!
