Het organiseren van een congres is een spannende stap. Zeker als je dit nog nooit eerder hebt gedaan. Een succesvol congres kan echter ongelooflijk veel opleveren voor jouw bedrijf. Het kan je bedrijfsimago een enorme boost geven, tot mond-tot-mond reclame leiden en uiteindelijk dus ook leiden tot de groei van je bedrijf. Het succes valt of staat echter wel met het treffen van de juiste voorbereidingen. Vooral het kiezen van een geschikte congreslocatie is soms een helse klus. Op het gebied van zaalverhuur is misschien genoeg te vinden, maar de meest gewilde locaties zijn altijd al snel volgeboekt.
Het wordt nóg lastiger als je eigenlijk niet precies weet waar je naar op zoek bent. Herken je dit? Dan wordt het tijd om hier verandering in te brengen. Maar hoe pak je dit precies aan? Hoe kies je een geschikte congreslocatie? Hieronder geven we drie tips om je op weg te helpen.
De grootte van de locatie
Ten eerste is het belangrijk om met de grootte van de locatie rekening te houden. Hoeveel capaciteit heeft deze? Het is wel de bedoeling dat hier voldoende man terecht kan en dat dit ook veilig kan gebeuren. Omdat congreslocaties aan allerlei verschillende veiligheidseisen moeten voldoen, geven ze vaak aan hoeveel bezoekers zij maximaal toe kunnen laten.
Het is dan ook belangrijk om jezelf af te vragen hoeveel gasten er waarschijnlijk zullen komen. Het is slim om dit zo ruim mogelijk in te schatten, zodat je zeker weet dat dit op jouw favoriete congreslocatie mogelijk is.
Gelukkig zijn congreslocaties in werkelijk alle soorten en maten verkrijgbaar. Hierdoor is er altijd wel eentje die geschikt is voor jouw publiek.
De omgeving
Dan is het ook nog verstandig om naar de omgeving van de locatie te kijken. Welk gevoel wil je overbrengen bij de gasten? Ben je op zoek naar een locatie in een bruisende stad? Eentje die omgeven is met grote gebouwen en leuke tentjes? Of ben je juist op zoek naar een locatie in een natuurlijke omgeving? Eentje waar heerlijk gewandeld kan worden en er boerderijen in de buurt liggen?
Wat je kiest is vooral afhankelijk van het bedrijfsimago. Je laat met de omgeving immers zien waar jullie als bedrijf voor staan. Zijn jullie een bruisend, jong en inspirerend bedrijf? Of zijn jullie meer gericht op de natuur en duurzaamheid? Denk hier goed over na voordat je de locatie kiest.
Centraal gelegen
Het is prettig als de congreslocatie een beetje centraal gelegen is. Dan weet je zeker dat gasten vanuit alle uithoeken van het land hier gemakkelijk kunnen komen. Zij het niet met de auto, dan wel met het openbaar vervoer. Check de locatie daarom van tevoren op de bereikbaarheid. Is het openbaar vervoer netwerk hier bijvoorbeeld goed geregeld? Hoe lang is het nog rijden vanaf de snelweg? Staat de weg goed aangegeven of is het een enorme doolhof? Het is goed om bij deze dingen stil te staan en het zo gemakkelijk mogelijk te maken voor de gasten.
