Een digitaal archief bestaat uit mapjes met digitale documenten. Zo schep je overzicht in alle documenten en staan ze op een plek. Klik hier voor meer informatie over het digitaliseren van je archief!
Wat is een digitaal archief?
Een digitaal archief is een online plek waar alle documenten staan. Door het digitaliseren van archief zet je alle documenten online. Denk aan een grote dossierkast, maar dan digitaal. Door gebruik te maken van mapjes categoriseer je alle documenten. Zo maak je een overzichtelijke database van alle documenten, die je er snel en eenvoudig bij pakt wanneer dit nodig is.
Een digitaal archief geeft veel voordelen
Steeds meer mensen en bedrijven kiezen voor het digitaliseren van archief. Dit komt door de vele voordelen die een digitaal archief met zich meebrengt. Het digitaliseren van archief en documenten zet al je papierwerk op een plek.
Een groot voordeel van een digitaal archief is dat het meer overzicht geeft aan je documenten. Alle documenten staan nu op een plek, waar je altijd toegang tot hebt. Zo pak je altijd en overal het juiste document erbij, zonder dat je eerst de dossierkast in hoeft.
Een digitaal archief bespaard ook een hoop tijd en geld. Veel handmatige handelingen vallen weg, zoals het kopiëren of versturen van documenten. Dit gebeurt nu allemaal met een simpele druk op de knop. Zo bespaar je ook op materialen als papier en inkt.
De documenten staan veilig online, en gevaren als waterschade of brand zullen de documenten niet beschadigen. De levensduur van documenten is oneindig zolang je ze niet verwijderd doordat er altijd een back-up is.
Dit zijn alle voordelen op een rijtje:
- Geen handmatige handelingen
- Processen lopen sneller
- Altijd en overal toegang tot documenten
- Gelijktijdig aan het werk in documenten met collega’s
- Eenvoudig documenten delen met anderen
- Kosten besparen door geen papier en inkt te gebruiken
Zorg voor een goede basis
Door het digitaliseren van archief zet je alle documenten op een plek. Dit is een groot project wat om voorbereiding vraagt.
Begin bij het sorteren van de documenten. Ga na welke documenten je bezit en welke je hiervan gaat digitaliseren. Digitalisering bij een bedrijf vraagt nog meer voorbereiding. Hier bezitten werknemers ook documenten die bij de digitalisering horen. Breng al deze documenten in kaart.
Kies vervolgens welke documenten in de digitalisatie van archief komen en welke documenten fysiek kunnen blijven. Maak een duidelijke ordening, het liefst op categorie. Dit scheelt een hoop tijd tijdens de digitalisering.
Vervolgens komt een belangrijke keuze: richt je het digitale archief zelf in of besteed je dit uit aan een extern bedrijf. Het uitbesteden kost meer geld, maar bespaard je een hoop tijd en irritaties wanneer je hier niet in thuis bent.
De externe organisatie gaat aan het werk
De externe organisatie neemt het werk hier van je over. Ze beginnen met een inventarisatie waarbij ze alle documenten globaal doorlopen. Bij dit proces hoort nauw contact met de opdrachtgever. Er vinden gesprekken plaats waarin de verwachtingen en doelen van het archief aan bod komen.
Na de inventarisatie stelt de externe organisatie een projectplan op voor het digitaliseren van archief. Dit plan is volledig op maat gemaakt voor de opdrachtgever en hij wordt hierbij betrokken.
Na goedkeuring van de opdrachtgever gaat de externe organisatie aan de slag met het digitaliseren van archief. Hierbij wordt een controleprocedure gebruikt die fouten in het archiveren voorkomt. De professionals zorgen ervoor dat de privacywetgeving wordt nageleefd.
Na de digitalisering krijgt de opdrachtgever de mogelijkheid om het archief te bekijken. De opdrachtgever mag vervolgens vragen om extra aanpassingen. Wanneer de opdrachtgever tevreden is, wordt het archief volledig aan hem overgedragen.
