Het is per Arbowet verplicht om bezoekers in het pand te registreren. Dat is belangrijk met het oog op een ongeval of een calamiteit waar de hulpdiensten bij moeten komen. Zij moeten weten wie er in het gebouw zijn, hoeveel en eventueel ook waar. Daarom is het goed om te weten hoe je dit precies aanpakt met de bezoekersregistratie.
De verschillende vormen van bezoekersregistratie
Er zijn veel verschillende vormen om alles goed bij te houden. Reflex Online biedt bijvoorbeeld een goed systeem. Je wilt wel weten welke klanten, uitzendkrachten, bezorgers, leveranciers en medewerkers en hun bezoekers aanwezig zijn. Je kan dit nog gewoon op papier doen. Een boek waar bezoekers zich inschrijven op de receptiebalie heeft tientallen jaren goede diensten bewezen. Het is echter wel een probleem met het oog op de privacywet die tegenwoordig geldt. Anderen moeten deze gegevens niet zomaar in kunnen zien. Ook kan een boek onleesbaar zijn of kwijtraken.
Een digitaal systeem
Een andere optie is om digitaal te werken. Zo kan je gemakkelijk in Word of Excel een schema maken. Je kan echter ook zelf een softwareprogramma aanschaffen waarin nog veel meer opties worden geboden. Zo kan je dit bijvoorbeeld ook koppelen aan andere programma’s en systemen die je gebruikt. Een echt goed systeem maakt ook direct een tijdelijke toegangspas voor de bezoeker aan. Je kan zelf bepalen welke informatie je wilt registreren en wat passend is voor jouw organisatie. Het is soms al voldoende om heel summier te zijn.
Oog op de AVG
Sinds mei 2018 geldt de AVG. Dit betekent dat de regels rondom privacy behoorlijk streng zijn geworden. Dat is ook van belang voor bezoekersregistratie. Zo wil je zeker zijn dat je heel voorzichtig met alle gegevens die je verzamelt om moet gaan. Je moet aantonen dat je ze juist gebruikt en dat je de juiste maatregelen hebt getroffen. Vraag toestemming aan de gebruiker, geef het belang aan, let ook op wat er verder nog van belang is. Zo voldoe je zowel aan de Arbowet als aan de AVG. Er is geen richtlijn met betrekking tot de bewaartermijn van de gegevens. Het is vooral slim om je hier zelf in te verdiepen zodat je dit op een goede manier doet. Op enig moment hebben de gegevens geen waarde meer voor je. Dan moet je ze ook vernietigen in het belang van de bezoeker die destijds in het pand aanwezig was.
