Er zit weldegelijk verschil tussen een vereniging en een stichting, maar ze hebben ook één ding met elkaar gemeen: ze zijn niet commercieel ingesteld en streven een sociaal of ideëel doel na. Waar een stichting zich voornamelijk inzet voor thema’s zoals milieu, cultuur en natuur, draait het bij verenigingen om andere belangen. Denk hierbij aan sportclubs of muziekverenigingen. Een stichting kan blijven bestaan door de donaties en subsidies die zij ontvangen. Een vereniging heeft leden die contributie betalen. Beide ondernemingsvormen vragen daarom om een andere soort aanpak wanneer het gaat om de boekhouding. In dit artikel lichten we toe wat de verschillen in boekhouding zijn tussen een stichting en een vereniging.
Gemeenschappelijke kenmerken in de boekhouding
Hoewel er verschillen zijn in de boekhouding, zijn er toch een aantal zaken die zowel een vereniging als een stichting in acht moeten nemen bij het bijhouden van de administratie. Zo moeten zij duidelijk vermelden wat er met de inkomsten of winst precies gebeurd en waar het aan besteed wordt. Het is namelijk verboden om de winst uit te keren aan bestuursleden. Een stichting mag de winst uitbetalen aan derden, maar alleen als dit het doel verder realiseert. Een vereniging heeft de optie om de winst in de kas te bewaren voor de komende jaren. Bovendien hebben beide ondernemingsvormen de plicht om 7 jaar de financiële administratie te bewaren. Bij een controle moeten zij kunnen aantonen dat zij de boekhouding netjes op orde hebben. Omdat 7 jaar aan administratie nogal veel papierwerk kan zijn, kiezen tegenwoordig veel verenigingen en stichtingen ervoor om de boekhouding digitaal bij te houden.
Aandachtspunten in boekhouding vereniging
Naast de bovengenoemde verplichtingen moeten verenigingen specifiek hiernaast ook op andere zaken letten. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Ledenadministratie: Een vereniging blijft voortbestaan door de inkomsten van contributies die leden aanleveren. Het is daarom van belang dat een vereniging de ledenadministratie op orde heeft om zo het overzicht te bewaren.
- Begroting en jaarverslag: Tijdens de Algemene Leden Vergadering presenteert het bestuur van de vereniging de begroting en jaarverslag. Door dit te delen hebben ook leden inspraak op een aantal beslissingen binnen de vereniging. Beide verslagen moeten terug te vinden zijn in de administratie.
- Btw-aangifte: Net als alle ondernemingen moet een vereniging belasting betalen en dus btw-aangifte doen. Om te begrijpen hoeveel er betaald moet worden is het verstandig dat de boekhouding up-to-date is.
Waar stichtingen op moeten letten
Voor stichtingen zijn er ook een aantal administratieve aandachtspunten waar zij op moeten letten:
- Donateursadministratie: Door middel van boekhoudprogramma’s kunnen stichtingen keurig bijhouden hoeveel donaties er zijn binnengekomen. Dit moeten zij nauwkeurig bijhouden.
- Subsidies: Stichtingen ontvangen naast donaties subsidies van de overheid. Een stichting moet wel kunnen verantwoorden wat er met deze steun gebeurd en waar het aanbesteed is.
- Btw-aangifte: Niet alle activiteiten van een stichting worden belast. Activiteiten die rechtstreeks verbonden zijn met de stichting worden wel belast. Vergoedingen voor activiteiten die maatschappelijk werk steunen vallen onder de sociaal-culturele vrijstellen en daar hoeven zij dus geen belasting over te betalen.
Boekhouding uitbesteden?
Bent u werkzaam voor een stichting of zit u in het bestuur van een vereniging en kunt u hulp gebruiken bij de financiële administratie? Op het administratiekantoor in Aalsmeer zitten deskundigen op het gebied van boekhouding voor stichtingen en verenigingen. Zij vertellen u graag meer over de voordelen van boekhouding uitbesteden.
