Geen enkel project is gemakkelijk te beheren of te controleren. Hiervoor is een duidelijk plan nodig. Zonder de vijf beheersaspecten van het plan is projectbeheersing (beheer of begeleiding) praktisch onmogelijk. Een goed project heeft vijf standaard aspecten waar altijd naar gekeken moet worden: tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Projectmanagement kan worden onderverdeeld in twee hoofdactiviteiten die niet zonder elkaar kunnen: planning en voortgangsbewaking. Het plannen van een project houdt in dat de overeenkomst in de norm wordt uitgewerkt (hoe lang mag iets duren, hoeveel moet het kosten, hoe moet het goed zijn, etc.). In dit verband is het vaststellen van een marge essentieel. Zonder winst is het projectplan onrealistisch. Als projectmanager kun je je op basis van winst aanpassen aan kleine veranderingen. Marge is eigenlijk een indicator van project onzekerheid.
Voortgangsmonitoring is om regelmatig te controleren of het project nog loopt zoals gepland. Je vergelijkt de stand van zaken met de norm. De volgende stap is om te bepalen of er aanpassingen nodig zijn of dat je door kunt gaan op de ingeslagen weg. Evenmin is het strikt vasthouden aan normen of plannen die onhaalbaar zijn gebleken. Zo blijf je dus altijd betrokken bij je project en voorkom je grote fouten op langer termijn.
Online project planning
Tegenwoordig werken we steeds vaker online en is het dus handig om ook via de computer een project te kunnen aansturen. Gelukkig bestaat er een hoop software die hiervoor erg geschikt zijn. Project portfolio management software is software waarmee je jouw project via de computer (of zelfs je smartphone) kunt aansturen. Project Management Software of projectplanning software is een computerprogramma dat wordt gebruikt om projecten te ondersteunen. Voor projectmanagement is bij het uitvoeren van een project in principe geen computerprogramma nodig. Bij complexe projecten kan projectmanagement software echter een waardevolle bijdrage leveren. Het plan geeft ook inzicht in het project. Op basis van het door de software verkregen inzicht en overzicht kunnen gerichte acties worden gestart. Deze software kan ook worden gebruikt om de voortgang van deze taken achteraf vast te leggen, zodat u kunt beoordelen of het hele project vertraging oploopt. De software helpt u dus met zowel project planning als het inzien van de voortgang. Zo kunt u uw werknemers snel en gemakkelijk bereiken en eventueel corrigeren.
