Er zijn altijd hobbels als het gaat om de organisatie van processen en projecten, vooral in grotere bedrijven. Daarom is pdca, ook wel de pdca-cyclus of cyclus van Deming genoemd hier, om deze processen te verbeteren. De pdca-cyclus is een bekend managementmodel dat organisaties helpt door hun werkprocessen te verbeteren. Met andere woorden, het streeft naar het verbeteren van de effectiviteit van processen binnen een organisatie. Dat brengt een aantal belangrijke elementen aan de voorgrond zoals feedback en het stimuleren van het streven naar verbetering als een integraal onderdeel van elk proces, wat leidt tot een belangrijke bijdrage aan het doel van de organisatie.
Een goed overzicht
Naast het pdca-model, is de planning en control cyclus, een cyclus die organisaties helpt bij het bijhouden van hun financiën, doelstellingen en verantwoordelijkheden. Toch wordt deze cyclus onnodig gecompliceerd gemaakt door een overvloed aan documentatie, onduidelijke rollen en ongecontroleerde betrokkenheid van stakeholders dat tot verwarring en chaos kan leiden. Er zijn vier elementen dat de cyclus kan verbeteren en een beter overzicht te geven. Deze elementen zijn het gebruik van tabellen en grafieken voor het visualiseren, goede tekst die informatief en nuttig is, doelen en activiteiten die duidelijk en goed toegewezen zijn en financiering die constant wordt bijgewerkt. Het verbeteren van deze elementen kan resulteren in een betere P&C-cyclus.
Een vier stappen model
Het pdca-model is een managementmodel met vier stappen. De eerste stap in de cyclus is een Plan, een belangrijke manier om structuur te houden in elk proces. Elk plan is gebaseerd op bekende strategieën die bij voorkeur worden geformuleerd volgens de SMART-methode. De volgende stap is Do, waar de kernactiviteiten plaatsvinden. De voortgang moet ook worden gecontroleerd en beoordeeld met de juiste indicatoren. In de derde stap Check wordt een controlemoment genomen om de voortgang bij te houden, wat een goed inzicht geeft in het totale proces. De laatste stap van Act is het evalueren, bijsturen en verbeteren van het proces. De cyclus herhaalt zich dan weer.
Voordelen van PDCA-cyclus
De pdca-cyclus heeft het vermogen om organisatieprocessen te verbeteren, dus ook de P&C-cyclus. Het brengt echter meer voordelen met zich mee omdat het deze processen verbetert. De cyclus kan worden gebruikt om processen in zowel kleine als grote projecten te beheren. Het kan het werken aan projecten ook leuker en efficiënter maken voor werknemers, omdat ze duidelijke doelen hebben en zich sneller kunnen aanpassen aan hun toegewezen activiteiten. Door te helpen bij het verbeteren van andere procescycli, zoals de P&C-cyclus, helpt het ook om projecten duidelijker te maken voor alle betrokkenen met betere overzichten en beheerde verantwoordelijkheden.
Het belang van projecten beheer
Soms lijkt projectmanagement niet iets om zoveel tijd en moeite in te steken. Maar zonder projectmanagement zullen de projecten een slechte communicatie hebben en het kan meer positieve punten aan een project geven dan verwacht. Projectmanagement is belangrijk voor strategische afstemming met andere bedrijven of klanten, waardoor de communicatie met hen verbetert. Het geeft teamleden een gevoel van richting, duidelijke focus, taken die bij hen passen, kennis over de status van het project en realistische verwachtingen over hun werk. Tot slot zorgt projectmanagement voor kwaliteitscontrole, risicomanagement en het leren van de projecten. Projectmanagement is een essentieel onderdeel van elk project en is de investering waard.
