Elke maand staat het uitbetalen van werknemers weer opnieuw op de planning. Niet alleen de verwerking van het uitbetalen is een tijdrovende klus. Iedere maand dienen de gegevens namelijk opnieuw verwerkt te worden en worden er vragen door werknemers gesteld. Ondanks dat het voor veel mensen de normaalste zaak van de wereld is, is het niet verplicht om medewerkers elke maand te voorzien van een loonstrook.
Een loonstrook is niet wettelijk verplicht
Er is voor werkgevers geen verplichting richting werknemers om elke maand een loonstrook uit te geven mits het loon ten opzichte van de vorige maand gelijk is gebleven. Als er wel wijzigingen plaats hebben gevonden dan is de werkgever wél verplicht om een loonstrook aan de werknemer te verstrekken.
Er worden regelmatig bepaalde aanpassingen op het gebied van wettelijke inhoudingen gedaan. Als hierin veranderingen worden gedaan, dan vindt er ook automatisch een wijziging plaats in het uit te betalen loon. Op het moment dat er werknemers in dienst zijn die wisselende diensten werken en hierdoor afwijkende uren en toeslagen hebben, dan is het verplicht om elke maand een loonstrook aan te bieden. Mis je de juiste kennis en ervaring binnen de organisatie? Dan is het verstandig om handige salarisadministratie software te gebruiken om niet alleen tijd te besparen, maar ook altijd te kunnen vertrouwen op een correcte verwerking.
Welke informatie is verplicht op een loonstrook?
Er zijn verschillende elementen die wettelijk verplicht zijn om op een loonstrook te vermelden. Hieronder vind je deze wettelijke verplichtingen:
- Het brutoloon
- De bedragen waaruit het brutoloon is opgebouwd
- Het aantal gewerkte uren
- De maand waarover de loonstrook berekend is
- De naam van zowel werkgever als werknemer
- Het minimumloon en de minimumvakantiebijslag
- Of er een schriftelijke arbeidsovereenkomst is
- Of de arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd is
- Of er wel of geen sprake is van een oproepovereenkomst
Papieren of digitale loonstrook?
In de afgelopen jaren zijn er grote ontwikkelingen geweest op het gebied van het digitaliseren van loonstroken. Eerst was het de normaalste zaak van de wereld dat je een papieren loonstrookje kreeg. Tegenwoordig maken bedrijven steeds vaker gebruik van een digitale loonstrook. Het digitaliseren en automatiseren levert niet alleen een tijdsbesparing op, maar het is ook nog eens een stuk beter voor het milieu. Je dient echter wel goed op te letten of werknemer toestemming heeft gegeven voor het digitaal aanleveren van de loonstroken. Als een medewerker de loonstrook namelijk op papier wil ontvangen, dan dien je deze ook echt op papier aan te leveren.
Automatisering van de loonstroken
Als de maandelijks terugkerende salarisadministratie handmatig gedaan wordt, dan is dit een erg tijdrovende klus. Met het automatiseren van deze processen, kun je jouw kostbare tijd voor andere projecten gebruiken. Door gebruik te maken van professioneel ingerichte HRM software en modules is het mogelijk om alle zaken rondom de loonstroken te kunnen automatiseren. Wil je de salarissen niet zelf verwerken, maar toch liever de salarisadministratie uitbesteden aan een betrouwbare partner? Je kunt dan bouwen op jarenlange ervaring en je hebt geen omkijken naar de salarisverwerking meer. Dat houdt ook in dat je meer tijd overhoudt voor datgene wat er echt toe doet: jouw medewerkers.
