Een lange vergaderdag kan soms een uitdaging zijn: voor de deelnemers, maar ook voor de organisatoren. Want hoe houd je het leuk en interessant? In het bedrijfsleven ontkom je niet aan vergaderingen. Het zijn de momenten waarop belangrijke beslissingen worden gemaakt en de momenten die bij uitstek ideaal zijn om met elkaar te sparren en soms zelfs op nieuwe ideeën te komen. Een vergadering kent vele vormen, opstellingen en strategieën. In dit artikel gaat we dieper in op het organiseren van breakout sessies tijdens een vergadering. Wat zijn de voordelen en hoe kun je deze manier van vergaderen het beste inzetten?
Wat is een breakout sessie?
Wanneer we aan een vergadering denken, dan denken we vaak aan een groep mensen die aan een lange ronde tafel urenlang saaie agendapunten af aan het werken zijn. Gelukkig zijn er veel manieren waarop je dit tegen kunt gaan! In een breakout sessie wordt de gehele vergadergroep opgesplitst in kleinere groepjes van een aantal personen. In deze kleine groepjes gaat men aan de slag met bijvoorbeeld een casus, een opdracht of een brainstormsessie. Je stapt als het ware even uit de vergadering om met iets anders aan de slag te gaan, uiteraard wel gerelateerd aan het vergaderonderwerp. Breakout sessies kunnen qua duur variëren tussen de 10 minuten, een uur of zelfs twee uur. Het is maar net wat je nodig hebt!
De voordelen van een breakout sessie
Een breakout sessie heeft diverse voordelen. Zo kun je de groep opdelen in kleinere groepjes zodat je werknemers intensiever kunnen samenwerken. Dit bevordert onderlinge samenwerking en het is ook een uitstekende manier om leden van verschillende teams elkaar te laten leren kennen. Breakout sessies breken een lange vergadering daarnaast op een prettige manier op. Vergaderingen die uren duren en om een lange concentratieboog vragen zijn voor niemand echt prettig. Maar met een break out sessie zorg je ervoor dat iedereen even op een andere manier actief kan zijn en daarna fris weer verdergaat.
Zo pak je ze een breakout sessie aan
Breakout sessies zijn online gemakkelijk te realiseren in verschillende apps zoals Teams of Zoom. Je kunt dan aparte vergaderruimtes maken. Maar ook in het echt zijn breakout sessies heel verfrissend. Houd het simpel en hergroepeer bijvoorbeeld de tafels en stoelen of maak gebruik van verschillende ruimtes. Zorg ervoor dat de kaders van de breakout sessies duidelijk zijn. Hoe lang duurt de sessie en wat is de exacte opdracht? Is er apart materiaal voor nodig en moet er – eenmaal terug in de reguliere vergadering – iets gedeeld of gepresenteerd worden?
Effectief vergaderen
Breakout sessies zijn een ideale manier om iedereen scherp te houden in een vergadering, omdat de deelnemers tijdens een sessie even op een andere manier aan het werk zijn. Zolang je zorgt voor duidelijke kaders en een fijne locatie waar iedereen rustig in groepjes aan de slag kan, zul je merken dat je daarna weer een stuk effectiever door kunt vergaderen. Wil je nog meer met je team doen? Dan biedt een bedrijfsuitje organiseren uitkomst.
